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財務部

張貼者:2010年4月16日 上午1:37台灣基督長老教會台北大專學生中心
【財務部】
 
  財務部顧名思義是管理團契所有的經費的部門。金錢的保管是很重要,也謹慎的事,帳目金額的符合、正確是財務部同工的終極目標。關於經費的管理大致可分為會計與出納 ─ 會計負責帳冊的保管、帳目的登錄和製作傳票;出納則保管所有的經費和存摺,有任何的收入與支出,透過傳票和定期的對帳,以確認帳目和現金是否符合。倘若團契人數較少,同工人數少,不得己由一人擔任財務部同工,亦應遵照會計、出納記帳和管理現金的原則,來登錄和保管。

主要職責
 
一、管理團契經費之進出:
 
團契經費的進出,為了統計和徵信而實施簿記。一般來說,團契收入的科目可分為聚會奉獻、月定奉獻、特別奉獻、專案基金(特別為某事工設立的奉獻款,如南巡基金、學舍基金、急難救助金等等)、教會機構之補助款、其他雜項。支出的科目可分為對外奉獻、參加營會補助、事工費、設備費、學舍租金暨水電瓦斯支出(若由租住學舍的契友負擔則無此項)、專案基金(同上)、雜支等等。
 
有些團契把這些科目全記入一本現金簿內,有些則將某些科目分別記在獨立之現金簿,再作出一總帳本彙集之。團契經費最好存進郵局或金融機構內,一來避免遺失,二來可生利息增加團契收入。由於團契非財團法人,存款不能以團契名義開戶,大多數團契如欲存款,均以現任同工人頭開戶,有些團契則存入現任會長戶頭,俟會長卸任新會長接職後再轉至新會長戶頭,另建議可由團契輔導或大專中心工作者擔任人頭開戶,以減輕同工的責任壓力。
 
二、各項帳冊保管及帳目登錄:
 
團契財務部登帳須具備下列幾樣文冊:現金收入傳票、現金支出傳票、支付憑單、奉獻感謝狀、現金簿、該學期收支報表、該學期預算表。(各式表格可向輔導或大專中心索取)
 
  先談收入款項如何記帳。按照現金收入科目先登記在現金收入傳票上,日期和金額務必登錄清楚。然後儘速轉登到現金簿上。收入科目如果是外來的特別奉獻、專案基金,需要開列感謝狀者,則在開好感謝狀後,將感謝狀存根附在該張收入傳票之後,票根日期須與收入傳票日期相符,傳票上記得填寫附單據幾張。其次,談支出款項之簿記工作。現金支出也須先登記在支出傳票上,然後轉登到現金簿上。同工支取經費出去,財務部隨即要將科目、金額、該日日期登錄在該日的支出傳票上,然後要求採購之同工拿購物憑單(統一發票或正式收據[有蓋店家之大小章]),將購物憑單附在支出傳票上頭。現金簿之登錄,傳票號碼必須註明是「收」或「支」,好辨明是從支出傳票或收入傳票轉登而來。其次科目最好能照前所列之科目登錄,不然團契也要規定適合自己的收支科目,否則隨意更定科目,每屆財務同工移交帳款時難以清查,製作學期收支報表時也造成困擾。
 
  有些同工或契友支取團契經費購物,如果沒有取回購物憑單,財務部記得讓具領人填寫支付憑單,具領人須簽名表示負責。以此代替購物憑單好附在支出傳票之後,平時財務部如果課業或團契其他事工忙碌,不能逐日整理帳目,最好能在每週的聚會結束後整理,每週整理帳目,以在會長召開同工會時備詢財務狀況。學期末召開會員大會前,財務部即須整理該學期帳目,製做收支報表,一式三份,一份財務部存查,一份在會員大會上公佈,一份送交團契同工會和輔導備查。值得注意的是,新任財務部製做收支報表之期限是從其任期開始那天起,至於前任財務部的簿記和出納工作,仍須持續到交接那日為止。也就是說,每學期(或每年)會員大會後至新任財務部接職這段期間的帳簿科目,將不會被新任同工採用作為其任內之學期收支報表。若要補足這項缺憾,則原任財務部須再多做一份從其任內會員大會至新任財務部接職那天前的收支報表,隨同各樣簿冊一併清點移交,好讓新任財務部存查。
 
  至於現金簿的移交,新任同工最好沿用前任財務同工的簿冊,萬一另造新冊或變更科目,必須在新的現金簿前附頁說明,並經新任會長簽名認同。
 
  財務部日常事務與總務部作業非常密切,總務部採購物科時必須支取經費,若每次均要會同財務部門,欠缺工作彈性,財務部亦會不勝其煩。改進此種現象的辦法是,財務部和總務部協商,設立一常務基金(總務部零用金)給總務部隨時動用,基金總數明定為團契現金帳結餘之1/20,或其他適合團契運作情況之金額。如此,對總務部而言,手邊有一筆源自團契財務部門之購物基金方便動用,然而在動用這筆錢購物時必須向廠商索取購物憑單,若未能於購買後未索取發票或收據,總務部須自行開列證明,標明品名、數量、金額、用途、購買日期後簽章,事後再會同財務部簽章。(亦可參考【總務部】)
 
  而就財務部來說,此基金動用之情形最好與總務部於每月訂定一日查核。查核現金購物發票、收據和購物證明是否相符,並且,若團契財務情況拮据,現有現金簿結餘之1/20(或自訂金額)低於發放出之總務購物基金,財務部可會同會長,向總務部取回這份指數之現有差額歸至團契現金帳內,但多者,除非同工會決議通過,則不可任意追加。
 
三、會同各部同工編列預算:
 
財務部在剛接任時,除了清點前任財務部所移交之帳冊帳目和繼續簿記工作之外,如團契有編列預算的傳統,財務部就須在學期初同工會上和同工們一起編預算。
 
  編製預算的用意在於,當同工會在學期初開列出該學期的重點事工時,分配以實際金額將事工的份量與重要性量化,藉由數額了解該項事工在各部同工須負職務的比重。
 
  編列預算時用前一學期之收支報表為準,檢討各種事工、營會活動,看上學期對某事工之實際支出和上學期預算支出之差距,再根據上學期收支報表中之收支項編製這學期收入預算。待編好收入預算,並了解上學期預算支出和實際支出的差距後,即可再參照團契現有經費,給本學期新的事工編列支出預算,這樣即可編列本學期的預算表。
 
  一旦編出預算表,財務部在每件事工辦理當中即要觀察現金帳簿上實際支出與收入,是否能按預算來控制,預算表編列一式三份,一份財務部存留,一份交由會長,一份交予總務部。
 
  以上有關總務和財務事工,現時團契運作不一定要完全照案全收,有些團契人數極少,帳目過多造成作業上的負擔;有些團契擁有十餘萬的資金,財務管理儼然是團契的重要工作。各個團契可按照自己的需要進行分工,使得工作流程順暢。
 
   設有學舍基金的團契,由學舍理監事會所選出的財務同工另外針對學舍租金和雜支,實施簿記,如此可避免和團契事工費帳目混雜不清,以便於理監事會進行查核。
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