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文書部

張貼者:2010年4月16日 上午1:40台灣基督長老教會台北大專學生中心
【文書部】
 
 
  許多人誤以為文書部是屬於比較輕鬆的部門,只要開會的時候當個記錄即可,事實上文書部的工作不只如此,他還肩負著團契歷史保存的重責大任。另外,亦有些團契並未設文書部,而以文宣部來代替之。

主要職責
 
一、會議之記錄:團契的各種會議,大至會員大會,小至同工會,都需要有人負責記錄,以作為日後的憑據,而這項工作則由文書同工來負責。文書部可至公報社購買會議記錄簿,最好同工會和會員大會各一本會議記錄簿;至於有關記錄的方式可參考下列會議記錄的要領:
 
1. 必須據實記錄,不可擅自增減會議之內容。
2. 會議記錄可利用電腦打字後,列印出再貼於會議記錄簿上。
3. 已貼於會議記錄簿上之會議記錄,若有塗改必須蓋上自己的印章,或簽名以示負責。
4. 會議名稱、時間、地點、出席人數(應到、實到、請假、成會)、列席人員皆須記錄清楚。
5. 議案的決議要記錄清楚,特別是選舉時的票數更要記明。
6. 記錄完畢,在登錄於會議記錄簿前,必須請會長過目、簽名,記錄者亦需簽名。
7. 妥善保存會議記錄簿。(勿隨便借人翻閱)
 
二、聚會日誌之記錄:文書部每週應固定記錄團契的聚會日誌且最好能將週報附上,並以檔案夾收集保存之。
 
三、重要活動之記錄:團契的一些特別聚會或重要活動應盡可能地留下記錄,而這項工作則由文書部來負責,可以拍照、錄音,或以文字的方式來記錄活動的情況。
 
四、檔案之整理與保存:有關團契的所有資料(包括所有的週報)、檔案或重要活動的記錄,文書部都需要詳細地去收集,並有系統地整理歸檔,妥善地保存之,因為這都會成為團契重要的歷史文獻,不但可以提供給各部同工參考,更可成為學弟妹瞭解團契的捷徑。
 
五、信函之繕寫:有關團契各類的通知,包括同工會及會員大會的開會通知,以及團契對外的信函,一律均由文書部統一負責繕寫。
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