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總務部

張貼者:2010年4月16日 上午1:39台灣基督長老教會台北大專學生中心
【總務部】
 
  總務部是一個工作繁雜的部門。許多團契是在其他各部同工職權劃分清楚後,再設總務部,意思是怕萬一有什麼事工忘了規劃至某一部門,可由總務部承接。所以目前各長青團契總務部事工零零總總,小至購買團契活動所需材料、整理聚會前後之場地,管理團契公共設備等等均有。

主要職責
 
一、團契物品採購:
 
團契所需採購的物品可分:1. 經常性物品,如契友生日賀卡、聚會時所需的茶點(視團契有無實施)等等;2. 臨時性物品,如特別聚會或營會所需要的道具、裝備等等;3. 長久性的物品 ─ 經同工會決議購置、或由外界人士捐獻所得之團契設備保管,如鋼琴、聖經、聖詩、鐵櫃等等。
 
  總務部不管帳,但最好能和財務部協商設置一基金可供總務部採購物品時方便動用,此基金以不超過團契現有簿記結餘款數之1/20,以供總務部在臨時購買1.、2.項物品時可以動用。不過,財務部和會長有權隨時檢核此基金與所購物品和憑據,好確定基金之運用無誤。至於第3.項物品之購置,必須經由同工會決議並開出兩張購物單,明列物品名稱、數量、規格、用途、預估價格和採購期限後,一張交由總務部准行採購,另一張則由會長自行保留,好在物品購進後,會同財務部進行驗收。驗收後兩張購物單由總務部附於財產清冊內。
 
  總務部在採購時須注意兩點:一是進行比價;二是向廠商索取購物憑據(統一發票或收據[注意:估價單非正式收據,無法核銷!])。採購1.、2.項物品,因數量少或價格繁瑣,故只要選擇信譽良好之廠商,總務部自行拿捏價格即可。而在購買第3.項物品時,因涉及大量團契經費和物品之適用性,總務部須持同工會所開列之購物單至各廠商進行選擇,以最適合購物單之規格為準,比較三家廠商價格(若正式些,可請廠商開估價單),購買價格最低者。若初次前往廠商比價難以決定,最好問清楚物品形式和價錢,回團契於同工會與其他同工諮商再行決定;其次,總務部購買物品時儘量向廠商索取統一發票或收據(估價單不行!),以便利財務部登帳存查,若購買的物品繁雜,難以取得購物憑據,得在購回後亦需向財務部填寫支付憑單,以便入帳。
 
二、財產之造冊:
 
對於擁有固定學舍的長青團契而言,財產造冊的用意則在確定團契公有和公用設施,以利在團契學舍遷移、同工交接、以及租住契友更換時清點。所謂團契公有設施器材,是團契(會員大會)對此器材具所有權和使用權;公用設施器材,是指此器材歸私人所有,但團契有使用權。總務部依公有和公用之類別分開造冊,財產造冊可向公報社購買簿冊。造冊之原則條例如下:
 
1. 詳細登記購置日期、數量、單價、金額、來源、放置地點、報廢日期、數量、報廢原因等,以利盤點管理。
2. 設備應按種類及號碼記明於標籤貼在物品,並用印章印明某某團契名稱。
3. 總務部除剛接任及任前之清點工作外,其任內應再進行一次清點。            
4. 總務部應按時將團契設備生息(如租金、舊設備讓售或廢物變賣等)收益金交付財務部收帳。
 
  至於公用設施造冊,應多加所有人姓名、簽章和公用起迄期限三項名目。在該物品公用期限到期後,總務部應通知所有人是否領回、或延長公用日期、或放棄所有權歸列至公有設施。基本上,公用設施之使用權範圍包含所有人,故公用設施由所有人領回時,如有損毀,團契不負賠償之責。
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