文書部

【文書部】

　　許多人誤以為文書部是屬於比較輕鬆的部門，只要開會的時候當個記錄即可，事實上文書部的工作不只如此，他還肩負著團契歷史保存的重責大任。另外，亦有些團契並未設文書部，而以文宣部來代替之。

主要職責

一、會議之記錄：團契的各種會議，大至會員大會，小至同工會，都需要有人負責記錄，以作為日後的憑據，而這項工作則由文書同工來負責。文書部可至公報社購買會議記錄簿，最好同工會和會員大會各一本會議記錄簿；至於有關記錄的方式可參考下列會議記錄的要領：

1. 必須據實記錄，不可擅自增減會議之內容。

2. 會議記錄可利用電腦打字後，列印出再貼於會議記錄簿上。

3. 已貼於會議記錄簿上之會議記錄，若有塗改必須蓋上自己的印章，或簽名以示負責。

4. 會議名稱、時間、地點、出席人數（應到、實到、請假、成會）、列席人員皆須記錄清楚。

5. 議案的決議要記錄清楚，特別是選舉時的票數更要記明。

6. 記錄完畢，在登錄於會議記錄簿前，必須請會長過目、簽名，記錄者亦需簽名。

7. 妥善保存會議記錄簿。（勿隨便借人翻閱）

二、聚會日誌之記錄：文書部每週應固定記錄團契的聚會日誌且最好能將週報附上，並以檔案夾收集保存之。

三、重要活動之記錄：團契的一些特別聚會或重要活動應盡可能地留下記錄，而這項工作則由文書部來負責，可以拍照、錄音，或以文字的方式來記錄活動的情況。

四、檔案之整理與保存：有關團契的所有資料（包括所有的週報）、檔案或重要活動的記錄，文書部都需要詳細地去收集，並有系統地整理歸檔，妥善地保存之，因為這都會成為團契重要的歷史文獻，不但可以提供給各部同工參考，更可成為學弟妹瞭解團契的捷徑。

五、信函之繕寫：有關團契各類的通知，包括同工會及會員大會的開會通知，以及團契對外的信函，一律均由文書部統一負責繕寫。