總務部

【總務部】

　　總務部是一個工作繁雜的部門。許多團契是在其他各部同工職權劃分清楚後，再設總務部，意思是怕萬一有什麼事工忘了規劃至某一部門，可由總務部承接。所以目前各長青團契總務部事工零零總總，小至購買團契活動所需材料、整理聚會前後之場地，管理團契公共設備等等均有。

主要職責

一、團契物品採購：

團契所需採購的物品可分：1. 經常性物品，如契友生日賀卡、聚會時所需的茶點（視團契有無實施）等等；2. 臨時性物品，如特別聚會或營會所需要的道具、裝備等等；3. 長久性的物品 ─ 經同工會決議購置、或由外界人士捐獻所得之團契設備保管，如鋼琴、聖經、聖詩、鐵櫃等等。

　　總務部不管帳，但最好能和財務部協商設置一基金可供總務部採購物品時方便動用，此基金以不超過團契現有簿記結餘款數之1/20，以供總務部在臨時購買1.、2.項物品時可以動用。不過，財務部和會長有權隨時檢核此基金與所購物品和憑據，好確定基金之運用無誤。至於第3.項物品之購置，必須經由同工會決議並開出兩張購物單，明列物品名稱、數量、規格、用途、預估價格和採購期限後，一張交由總務部准行採購，另一張則由會長自行保留，好在物品購進後，會同財務部進行驗收。驗收後兩張購物單由總務部附於財產清冊內。

　　總務部在採購時須注意兩點：一是進行比價；二是向廠商索取購物憑據（統一發票或收據[注意：估價單非正式收據，無法核銷！]）。採購1.、2.項物品，因數量少或價格繁瑣，故只要選擇信譽良好之廠商，總務部自行拿捏價格即可。而在購買第3.項物品時，因涉及大量團契經費和物品之適用性，總務部須持同工會所開列之購物單至各廠商進行選擇，以最適合購物單之規格為準，比較三家廠商價格（若正式些，可請廠商開估價單），購買價格最低者。若初次前往廠商比價難以決定，最好問清楚物品形式和價錢，回團契於同工會與其他同工諮商再行決定；其次，總務部購買物品時儘量向廠商索取統一發票或收據（估價單不行！），以便利財務部登帳存查，若購買的物品繁雜，難以取得購物憑據，得在購回後亦需向財務部填寫支付憑單，以便入帳。

二、財產之造冊：

對於擁有固定學舍的長青團契而言，財產造冊的用意則在確定團契公有和公用設施，以利在團契學舍遷移、同工交接、以及租住契友更換時清點。所謂團契公有設施器材，是團契（會員大會）對此器材具所有權和使用權；公用設施器材，是指此器材歸私人所有，但團契有使用權。總務部依公有和公用之類別分開造冊，財產造冊可向公報社購買簿冊。造冊之原則條例如下：

1. 詳細登記購置日期、數量、單價、金額、來源、放置地點、報廢日期、數量、報廢原因等，以利盤點管理。

2. 設備應按種類及號碼記明於標籤貼在物品，並用印章印明某某團契名稱。

3. 總務部除剛接任及任前之清點工作外，其任內應再進行一次清點。

4. 總務部應按時將團契設備生息（如租金、舊設備讓售或廢物變賣等）收益金交付財務部收帳。

　　至於公用設施造冊，應多加所有人姓名、簽章和公用起迄期限三項名目。在該物品公用期限到期後，總務部應通知所有人是否領回、或延長公用日期、或放棄所有權歸列至公有設施。基本上，公用設施之使用權範圍包含所有人，故公用設施由所有人領回時，如有損毀，團契不負賠償之責。